POLÍTICA DE REEMBOLSOS, VIAGENS E
UTILIZAÇÃO DE CARTÃO CORPORATIVO DE DESPESAS

1. Objetivo

Esta política fornece aos colaboradores da Comnagro, diretrizes que devem ser seguidas ao realizar reuniões externas, eventos corporativos, viagens à trabalho entre outras atividades realizadas externamente às unidades da empresa. Além disso, esta política estabelece tipos e limites de despesas permitidas e que podem ser reembolsadas pela Comnagro.

2. Escopo / Aplicabilidade

Aplicável a todas as unidades de negócio da Comnagro

3. Diretrizes Gerais

3.1 Fundamentos Básicos

Comprovantes (nota fiscal, cupom fiscal ou recibo) devem ser apresentados para todas as solicitações de reembolso de despesas e gastos efetuados.

  • As despesas devem ser claramente justificadas de modo que a natureza do gasto possa ser compreendido por qualquer pessoa.

  • Certifique-se de que você está ciente de limites máximos de despesas, caso existam.

  • Valores em dinheiro (adiantamentos) e Cartões corporativos destinam-se à uso exclusivo em situações relacionadas ao negócio da empresa. Não sendo permitido seu uso para gastos pessoais.

  • Serão permitidos saques no cartão corporativo para viagens obedecendo os limites estabelecidos.

  • Atente-se as despesas que necessariamente necessitam de prévia autorização do Gestor da área, e ou responsável financeiro.

  • Utilize sempre as opções de mais baixo custo que estejam disponíveis. O bom senso é fundamental.

  • Caso sejam fornecido relação de fornecedores credenciados ou de menor custo, esses devem prioritariamente serem utilizados (hoteis, locadoras, cias aéreas).

3.2 Comprovantes

Deverão ser apresentados documentos fiscais (nota fiscal ou cupom fiscal) originais como comprovante da despesa. Outros recibos serão aceitos somente nos casos em que o estabelecimento for desobrigado a emitir documento fiscal, como por exemplo, táxi e pedágio. Os comprovantes devem ser digitalizados e enviados juntamente com o relatório e na ordem e na ordem na qual foram efetuados e lançados.

3.3 Reservando sua viagem

3.3.1 Passagens aéreas

 

 

Após a autorização do Gestor da área e/ou responsável financeiro para deslocamento via aérea, as cotações de passagens aéreas devem ser realizadas com o máximo de antecedência. Situações esporádicas serão permitidas com menos de 15 dias de antecedência. Portanto, o planejamento de viagens deve atender a estes requisitos.

 

As cotações de passagens aéreas devem ser submetidas ao Gestor da área e/ou responsável financeiro, que encaminhará ao responsável pela compra, a ser realizada por meio do cartão de crédito Corporativo da Comnagro.

 

Não utilizar os cartões de crédito pessoais para realizar esta operação.

 

Para todos os voos domésticos, devem ser efetuadas reservas em Classe Econômica não restituível.

 

Em situações que requererem urgência e mediante autorização do Gestor da área e/ou responsável financeiro, as passagens aéreas poderão ser pagas por meio do cartão corporativo de despesas de posse de cada colaborador.

 

 

3.3.2 Hospedagens

 

A hospedagem deverá seguir a regra de valor máximo por estadia, salvo exceções onde a localidade não tiver tarifa compatível.

 

Os colaboradores deverão ficar em apartamentos simples.

 

As hospedagens devem ser pagas através do cartão e ou dinheiro de posse do colaborador. Em situações específicas poderão ser pagas de forma centralizada pelo cartão de crédito Comnagro e ou via faturamento com emissão de boleto em nome da Comnagro, com aprovação do Gestor e departamento financeiro.

 

3.3.3 Aluguel de Veículo

 

Os colaboradores deverão optar por carros de aluguel mais econômicos e de tamanho intermediários ou menores. É permitida a opção por carros maiores quando três ou mais colaboradores estiverem viajando juntos no mesmo veículo.

 

Todos os colaboradores, incluindo gerentes devem utilizar as opções de veículos: econômico, ar-condicionado, direção hidráulica e câmbio manual.

 

Antes de utilizarem carros alugados, deve-se considerar o uso de serviços gratuitos de cortesia ou táxi entre os aeroportos. Os colaboradores em viagem devem reabastecer o veículo antes de retorná-lo à agência de aluguel.

 

As multas recebidas pelo colaborador nos carros alugados serão de responsabilidade do colaborador e este deverá quitar a multa assim que a receber.

 

As locações devem ser pagas através do cartão e ou dinheiro de posse do colaborador. Em situações específicas poderão ser pagas de forma centralizada pelo cartão de crédito Comnagro e ou via faturamento com emissão de boleto em nome da Comnagro, com aprovação do Gestor e departamento financeiro.

 

Nota: ** aluguel de veículos somente é permito quando a viagem não puder ser realizada com veículo fornecido para cada colaborador.

 

 

3.3.4. Concessão e Uso

 

Poderão ser emitidos cartões Corporativos de Despesas para colaboradores que tenham necessidades de realizar despesas com viagens e serviços externos ligados as atividades da Comnagro. Estas despesas devem observar as definições contidas nesta política.

 

A concessão do cartão Corporativo de Despesas deve ser autorizada pelo responsável da área. 

 

O cartão será emitido automaticamente na admissão.

 

Os cartões serão disponibilizados com limite conforme alinhamento interno, para um limite maior do que o liberado precisara de aprovação do Gestor responsável.

 

Cartões corporativos de despesas destinam-se a uso exclusivo em situações relacionadas ao negócio da empresa. Não será tolerada a utilização para gastos pessoais. Qualquer situação encontrada que desrespeite esta regra o colaborador será advertido e terá o valor descontado em folha de pagamento.

 

Em caso de desligamento do colaborador, o responsável pelo Departamento Pessoal deverá solicitar o cancelamento do cartão e os comprovantes das despesas incorridas não apresentadas para realização da prestação de contas final.

 

Qualquer tipo de compra não prevista nesta política a ser realizada com o cartão Corporativo de Despesas, deve ser previamente discutida com a área de Contas à Pagar e com o Gestor e ter prévia autorização.

 

Até a implementação de todos os cartões, e ou para os colaboradores que não tiverem o cartão corporativo as mesmas regras se aplicam para os adiantamentos feitos em dinheiro

 

 

3.3.5. Prestação de Contas

 

As despesas serão verificadas individualmente para cada titular (colaborador).

 

A prestação de contas das despesas deverá ser apresentada entre o último dia útil do mês e o primeiro do mês subsequente.

 

A falta de prestação de contas neste prazo acarretará no bloqueio provisório do cartão, de novos adiantamentos e de reembolsos até sua regularização.

 

Despesas sem respectiva prestação de contas serão descontadas na folha de pagamento do colaborador.

 

3.4. Tipos de despesas

 

 

3.4.1. Refeições com clientes

 

Refeições que tenham sido incorridas com clientes exclusiva e necessariamente para fins de negócios serão reembolsadas respeitado o limite estabelecido (vide tabela de valores) por pessoa presente na ocasião. Deve ser informado na prestação de contas a empresa e as pessoas presentes na ocasião. A realização da despesa em valores superiores deverá ser justificada e aprovada formalmente pelo Gestor responsável da área.

 

3.4.2. Refeições em reuniões de trabalho

 

Em algumas circunstâncias, será adequado fornecer café ou almoço para reuniões de trabalho, workshops ou treinamentos, tanto em eventos internos quanto “off-site” Nestas condições, deverá haver autorização prévia do Gestor ou Departamento Financeiro da Comnagro (Anexar aprovação junto ao relatório de despesas).

 

3.4.3. Outras refeições

 

Refeições que tenham sido incorridas por colaboradores serão reembolsadas nas seguintes situações:

 

Em caso de expediente extraordinário fora dos dias e/ou horários regulares de trabalho. Neste caso deve ser previamente autorizado pela liderança. (Anexar aprovação junto ao relatório de despesas). Caso um colaborador desembolse o valor para mais de um colaborador deverá ser descriminado a quantidade de pessoas e seus respectivos nomes.

 

Deverá ser incluído no relatório de reembolso de despesa o horário de trabalho do colaborador do dia que está sendo solicitado o reembolso.

 

Em razão de execução de serviços fora da cidade do seu local de trabalho habitual (será reembolsado o valor da diária (vide tabela de valores).

 

3.4.4. Celebrações e eventos corporativos

 

É vedado o reembolso de qualquer tipo de celebração (p.ex. happy hours, aniversários, confraternização de equipe, etc ...)

 

Eventos internos de reconhecimento, lançamento ou reconhecimento de projetos, comunicação interna e similares deverão ter aprovação previa e formal pelo Gestor da área.

 

3.4.5. Bebidas e Cigarros

 

Despesas com cigarro e congêneres não serão aceitas.

 

Será admitido o reembolso de gastos com o consumo de bebidas alcoólicas desde que moderado e que haja clara demonstração de que tenham ocorrido no contexto de refeição em viagem, refeições em eventos corporativos, celebrações institucionais ou na realização de negócios com clientes existentes ou em potencial, sendo necessário o alinhamento prévio com o Gestor da área responsável pelo evento e/ou pela refeição.

 

É de exclusiva responsabilidade do colaborador o cumprimento da legislação vigente no que concerne ao consumo de bebidas alcoólicas, cigarros e congêneres, bem como por qualquer ocorrência civil ou criminal que resulte da sua conduta.

 

 

3.4.6. Brindes e Hospitalidades

 

Somente poderão ser feitos reembolsos de Brindes e Hospitalidades que estejam previamente autorizados pelo Gestor.

 

3.4.7. Quadro de despesas reembolsáveis e Limitações

comnagro tabela.PNG

3.5 Contato

 

Sobre prestação de contas e adiantamentos:

Email: rosana.bianco@comnagro.com.br

Sobre cartão corporativo de despesas:

Email: adriana.mosca@comnagro.com.br

 

Sobre Viagens (Reservas de Passagens, Hotéis e Aluguel de Veículos) e compras e pagamentos em cartão de crédito da Comnagro e aprovações:

Email: adriana.mosca@comnagro.com.br

 

Gestores responsáveis por aprovações:

Rodrigo Antuntes – Equipe Comercial Comnagro Agroespecialidades

Viviane Spagnol – Equipe ADM

Ricardo Franco – Equipe Comercial Comnagro BioInsumos

 

 

4. Papéis & Responsabilidades

 

4.1 Requisitante

 

  • Realizar a prestação de contas seguindo todas as normas estabelecidas nesta política.

 

  • Enviar todos os comprovantes originais e aprovações prévias por despesas.

 

 

4.2 Gestor/Aprovador

 

  • Garantir que seus colaboradores tenham ciência sobre esta política e orientá-los a buscar a aprovações prévias antes de marcar viagens ou realizar despesas pela empresa.

 

  • Assegurar que todas as despesas possuem comprovantes adequados e que os gastos estejam em acordo com esta política. O gestor deve ter plena consciência do que pode ou não ser aprovado.

 

  • Delegar a aprovação do relatório de prestação de contas em caso de ausência, porém, o gerente/aprovador original permanece responsável pela aprovação realizada pelo seu interino. O Interino selecionado deve ser uma pessoa apta a avaliar adequadamente as despesas cuja a aprovação foi delegada.

 

 

4.3 Departamentos Financeiro e Pessoal

 

  • Realizar uma avaliação crítica de todas as despesas recebidas e a aplicar notificações/penalidades quando estas estiverem e desacordo com a política.